GUIDE

Labbjournalen: så dokumenterar du ett försök

Vad en journal ska innehålla från leverans till kassering, hur flaskan märks så att den matchar och hur allt kopplas till certifikatet.

I korthet

Etikett, följesedel och certifikat som journalen binder ihop

3 dokument

Från mottagen till kasserad

5 moment

Per flaska, på flaskan och i journalen

1 beteckning

Varför föra journal över ett försök?

För att ett resultat bara går att lita på om det går att spåra. En journal visar vilket material som användes, ur vilken batch, hur det bereddes och förvarades och vad som hände under försöket. Utan de uppgifterna går försöket inte att upprepa, inte att jämföra med ett annat och en avvikelse går inte att förklara i efterhand.

Journalen är också det enda som binder ihop de tre dokument som redan finns. Etiketten beskriver flaskan, följesedeln leveransen och analyscertifikatet batchen. Det som händer efter att paketet öppnats står ingenstans om det inte skrivs ner; certifikatet säger ingenting om hur materialet hanterats efter leveransen.

En journal behöver inte vara avancerad. Ett inbundet anteckningsblock med numrerade sidor, eller ett kalkylark med ändringshistorik, räcker långt. Poängen är att posterna förs när något görs, inte i efterhand ur minnet, och att en rad aldrig raderas utan stryks och rättas med datum.

Vad skriver du när en flaska bereds?

Allt som behövs för att räkna fram koncentrationen igen utan att fråga någon: mängden enligt etiketten, vilket lösningsmedel som användes och dess batchnummer, volymen som faktiskt tillsattes, datum och tid, och den koncentration som räknades fram. Det är den faktiska volymen som ska stå, inte den planerade. Blev det en annan än tänkt räknas koncentrationen om från den.

Kontrollräkna koncentrationen innan den förs in. Kalkylatorn tar mängd och volym och ger koncentrationen, och samma räkning går att göra för hand som kontroll av den andra. Hur massa, volym och koncentration hänger ihop förklarar artikeln om koncentration och volym.

För in lösningsmedlet på en egen rad. En flaska bakteriostatiskt vatten har sitt eget batchnummer och sitt eget datum för första punkteringen, och den används ofta i flera beredningar. Står punkteringsdatumet i journalen går det att se vilka beredningar som gjordes ur samma flaska. Varför just det datumet räknas tar artikeln om 28-dagarsregeln upp.

En flaska från leverans till kassering

Journalen följer flaskan genom fem moment. Varje moment får en post med datum.

1. Mottagen

   Datum, produkt, batchnummer och om förseglingen var obruten. Posten hänvisar också till rätt certifikat.

2. Beredd

   Lösningsmedel och dess batch, tillsatt volym, framräknad koncentration och vem som gjorde det.

3. Förvarad

   Plats och temperatur. En avvikelse, som en natt utanför kylen, antecknas samma dag.

4. Använd i försök

   Försökets beteckning, datum och uttagen volym. Iakttagelser om lösningens utseende förs in samtidigt.

5. Kasserad

   Datum och skäl: fönstret passerat, avvikande utseende eller försöket avslutat. Därefter stängs raden.

Mall: journalens kolumner

Sex kolumner räcker för en rad per moment.

Ett kalkylark med samma kolumner fungerar lika bra som papper.

Hur märker du flaskan så att den matchar journalen?

Med samma beteckning som raden i journalen, så att flaskan och posten går att para ihop utan att tolka. En kort kod räcker, till exempel projektets förkortning och ett löpnummer, skriven på en tilläggsetikett som inte täcker tillverkarens etikett. Batchnumret, innehållet och förvaringsanvisningen på originaletiketten ska gå att läsa hela tiden.

På tilläggsetiketten står minst beredningsdatum och koncentration. Då behöver ingenting räknas om vid nästa tillfälle, och en flaska som hittas i kylen utan sammanhang går ändå att koppla till sin rad. Använd en penna som tål kyla och fukt, eftersom kondens kan få vanligt bläck att flyta ut.

Vad varje fält på tillverkarens etikett betyder går artikeln om hur du läser en etikett igenom. Två flaskor av samma produkt, till exempel två flaskor GHK-Cu ur olika batcher, ska aldrig dela beteckning: det är just den förväxlingen journalen finns till för att förhindra.

Journalen beskriver försöket, inte en person

Posterna gäller laboratoriematerial och vad som gjordes med det i ett försök: batch, beredning, förvaring och iakttagelser. Journalen föreslår inga mängder och innehåller inga rekommendationer.

Hur kopplar du journalen till certifikatet?

Genom batchnumret. Skriv in numret från flaskans etikett i mottagningsposten, slå upp rapporten för samma batch i certifikatbiblioteket och notera rapportens datum och laboratorium bredvid. Då går det att gå från vilken rad som helst i journalen till den analys som beskriver materialet.

Spara gärna en kopia av certifikatet tillsammans med journalen. Enligt våra villkor får analyscertifikat sparas och användas i din egen dokumentation, och en kopia i samma pärm eller mapp som försöket är lättare att hitta om några år än en länk.

Certifikatet beskriver batchen som den var när den analyserades. Hur materialet förvarats efter leveransen säger det ingenting om, och det är den delen journalen fyller i. En flaska BPC-157 med certifikat och en fullständig journal har en obruten historik från analys till försök; utan journalen slutar historiken vid leveransen. Vad analysdatumet och de andra datumen betyder förklarar artikeln om datumen på flaskan och certifikatet.

Så skrivs en post som håller

• Direkt, inte i efterhand Posten förs när något görs. En uppgift ur minnet dagen efter är redan en rekonstruktion.
• Det faktiska, inte det planerade Volymen som faktiskt tillsattes står i journalen, även när den blev en annan än tänkt.
• Iakttagelse före slutsats Skriv vad du såg och när. En beskrivning går att jämföra, en slutsats går inte att pröva.
• Stryk, radera aldrig Ett fel stryks med ett streck, rättas bredvid och dateras, så att båda går att läsa.

Vad skriver du när något avviker?

Skriv det du ser, när du såg det och vad du gjorde, utan att tolka. ”Lösningen grumlig vid uttag, flaskan ställd åt sidan” är en användbar post; ”lösningen verkar ha blivit dålig” är det inte. Beskrivningen går att jämföra med andra iakttagelser, slutsatsen går inte att pröva.

Avvikelser i temperatur hör hit också. En flaska som stått en natt utanför kylen, en termometer som visat minusgrader eller ett strömavbrott antecknas samma dag med tid och längd, även om lösningen ser oförändrad ut. Nedbrytning syns inte alltid, och posten är det som gör att flaskan går att bedöma senare.

En avvikelse i själva leveransen, som en etikett som inte stämmer med följesedeln, är en annan sak. Den dokumenteras med bild och tas upp med oss innan förseglingen bryts. Hur en leverans kontrolleras och dokumenteras går guiden om att kontrollera leveransen igenom.

Vanliga frågor om labbjournalen

Börja journalen med rätt rapport

Slå upp certifikatet för batchnumret på din flaska och för in det i mottagningsposten.

Till certifikatbiblioteket